Det kan være svært at få virtuelle møder på arbejdspladsen op at svinge på Google Hangout, Skype eller Zoom. Foto: Loren Elliott/Reuters/Ritzau Scanpix

Guide: Sådan undgår du at blive en zombie på det virtuelle møde på jobbet

24. apr, 06:10
Det kan være svært at holde øjenkontakt og koncentration på et virtuelt møde med chefen og kollegerne. Erhvervspsykolog Lene Flensborg giver her fem gode tips til, hvordan I holder et godt onlinemøde.

Billedet falder ud, lyden forsvinder, og dine kolleger sidder og kigger i alle mulige andre retninger end ind i deres kameralinse på computeren.

Det kan være svært at få virtuelle møder op at svinge på Google Hangout, Skype eller Zoom i disse coronakrisetider.

Derfor har erhvervspsykolog Lene Flensborg, der er partner hos Organisation ApS, kigget på forskningen på området og lavet fem tips til, hvordan man skaber 'online-nærvær' i virtuelle møder på arbejdspladsen under og efter coronakrisen. 

LÆS OGSÅ: KAB-chef: At holde digitale møder er som at træne en ny muskel

- Der er en tendens til, at vi synes, at udvikling på arbejdspladsen kun kan foregå ansigt til ansigt, og at kun det rent operationelle - uddelinger af arbejdsopgaver og så videre - kan foregå ved virtuelle møder. Men det viser forskningen ikke. Tværtimod, siger hun. 

Ifølge Lene Flensborg er det vigtigt at skabe en struktur med daglige tjek in-møder, hvor man taler om, hvad der skal laves i løbet af dagen.

- Nogle virksomheder fortæller mig, at de taler mere med deres ansatte nu via virtuelle møder, end de gjorde før krisen, hvor de sad på arbejdspladsen sammen, siger hun.

Her er hendes hendes fem tips til gode onlinemøder: 

1: Gør dig umage, så folk kan se dit ansigt

Det er vigtigt, at du sidder ordentligt og kigger ind i skærmen og er på, når mødet begynder. Mange har ikke slået kameraet til, når de holder virtuelle møder, og ofte er billedet meget pixeleret, og lyset er dårligt. Det går ikke.

Det er vigtigt, at du og dine kolleger kan se hinanden. Ellers får I ikke den feedback og tillidsopbygning, som sker, når folk nikker og smiler til hinanden og på anden vis giver hinanden nonverbal feedback. 

2: Der skal være plads til small talk

Vi skal kunne tale om, hvordan vi har det, og om man for eksempel er bekymret for coronakrisen. Man kan bede folk om at tjekke ind fem minutter før mødet eller give plads til small talk undervejs i mødet.

Det er vigtigt at indbygge small talk i mødet, fordi vi har brug for et element og niveau af tillid, og at vi mærker, hvor hinanden er, når vi har tjekket ind. Det er en del af tillidsopbygningen, at vi taler bagom opgaven og ind i personerne. Altså: 'Hvad er du optaget af, og hvem er du?' Det giver også energi, at man føler, at man er en del af et socialt fællesskab. 

Det kan være svært at finde balancen mellem small talk og det formelle på et virtuelt møde. En mulighed er at lave mindre møder i mødet. Det kan man gøre via Zoom. Men man kan starte mødet med en tjek in-runde, hvor folk fortæller, hvad der går godt, og hvad der går skidt i deres liv. Altså hvordan er dit coronahumør?

Man kan også holde virtuelle kaffepauser, hvor man for eksempel arrangerer en tomands-kaffepause med en kollega eller en chef, hvor man taler om, hvordan det går. Man kan selvfølgelig også vælge at hænge ud efter mødet.  

3: Start med energi og husk at tjekke ind mentalt 

Som mødeleder: Gør dig lidt mere umage med at sikre, at alle tjekker ind til mødet. Sørg for, at alle siger hej, inden man går i gang med punkt  1 på dagsordenen. Giv for eksempel 30 sekunder til hver person, hvor man fortæller, hvordan man har det.

På et virtuelt møde er der nemlig brug for lidt mere opvarmning end til et møde på kontoret. Hvis ikke folk engageres fra starten, risikerer vi, at folk bliver til zombier, hvor vi ikke engang opdager, at kollegerne var med til mødet, og hvor kollegerne ikke engang selv opdager, at de har været der.

4: Sørg for at være mere aktiv end normalt

Dine kolleger fortjener dit nærvær, så giv mere nonverbal feedback, end du ellers ville gøre. Husk at nikke til det, der bliver sagt under mødet. Smil mere, giv thumps up, brug chatten undervejs, 'læn dig' mere ind i mødet. Der er brug for, at andre kan mærke, at du er en aktiv mødedeltager. Vi er jo alle med til at skabe det engagerede eller det kedelige møde.

LÆS OGSÅ: Professor forudser mere hjemmearbejde efter coronakrise: 'Nu har vi smagt sødmen'

5: Fat dig i korthed

Vores evne til at koncentere os under et virtuelt møde er lidt ringere, end når vi mødes til fysiske møder. Det er altid kedeligt, når folk er for lange i spyttet, men det er decideret problematisk, hvis det sker online. Et indlæg i en debat fra en deltager må højest vare et minut, og man kan minde hinanden om det, hvis det bliver lidt for langmodigt.